Érase una vez un centro educativo que tenía que preparar su próxima jornada de puertas abiertas. El equipo directivo pidió ayuda a uno de los profesores para la preparación de la presentación que harían a padres y madres. El profesor accedió y al cabo de unos días recibió un archivo PowerPoint con las diapositivas que se habían usado el año anterior.
El profesor echó un vistazo a las diapositivas y confirmó sus sospechas de que prácticamente no había nada que aprovechar, así que se reunió con el equipo directivo y les hizo algunas sugerencias:
- Reducir la cantidad de información que daremos.
- Prescindir de dar información genérica, que no nos diferencia de otros centros educativos.
- Centrarnos únicamente en lo que interesa de verdad a nuestra audiencia, es decir, en las preocupaciones de padres y madres de niños de primaria que afrontarán un cambio muy importante cuando pasen a secundaria.
El profesor insistió mucho en el último aspecto: centrémonos en las inquietudes de las familias. Así que la reunión para preparar la presentación giró en torno a esas inquietudes. La directora aportó información muy valiosa al respecto por su experiencia y por las visitas que había hecho recientemente en centros de primaria para promocionar su centro. Aportó varios de los miedos y preguntas que le planteaban los padres y madres de esos centros.
Con esa información, el profesor estructuró la presentación alrededor de cuatro grandes inquietudes y en cada uno de estos bloques añadió argumentos, ejemplos y experiencias que se llevan a cabo en su centro para dar respuesta a las familias. Todo iba en función de esas preocupaciones, todo.
Se pasó de una presentación que estaba centrada en el centro educativo (quién somos, qué hacemos, cuáles son nuestros objetivos, premios que hemos recibido…) a una presentación centrada en la audiencia (vuestros hijos afrontarán un cambio muy importante, os preocupa el rendimiento académico, os preguntáis como será la colaboración entre familias y docentes…).
Una vez estaba clara la estructura de la presentación, el profesor diseñó las diapositivas. A diferencia del PowerPoint de otros años, incluyó muy poco texto (básicamente titulares) y añadió muchos elementos visuales: fotografías, dibujos, vídeos, gráficos SmartArt… Además, utilizó un diseño consistente en el que las diapositivas del mismo nivel de importancia tenían un aspecto parecido (por ejemplo, los cuatro puntos principales eran de una manera, los argumentos de cada punto de otra…).
El día de la jornada de puertas abiertas se hizo la presentación. La exposición la hicieron la directora y el jefe de estudios del centro, con aportaciones de tutores de primer ciclo de secundaria. Fue un éxito, los padres y madres estuvieron muy atentos durante toda la charla y al final varios de ellos fueron a felicitar a los ponentes.
Moraleja: toda tu presentación debe ir en función de las inquietudes, preocupaciones y necesidades de la audiencia. Para ello debes investigar y averiguar algunas cosas sobre ella.
El punto de partida para preparar una presentación no debe ser nunca PowerPoint, ni la perorata oficial de tu organización o los premios y éxitos que habéis obtenido. Con el discurso YoMiMeConmigo quizá sales del paso y cumples con tu jefe pero la eficacia de tu exposición probablemente sea muy baja y caiga en el más profundo de los olvidos.
[ La historia contada está basada en hechos reales ;-) ]
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