Lo más probable es que hayas utilizado en más de una ocasión el programa PowerPoint o herramientas parecidas (Keynote, Impress, etc).
Seguro que sabes diseñar diapositivas con texto, imágenes, animaciones o vídeos. Apuesto a que también sabes insertar gráficos de datos.
Pero quizá no hayas utilizado nunca, o de forma muy puntual, alguna de las siguientes características de PowerPoint.
1. Las páginas de notas
Cuando editamos una diapositiva podemos añadirle notas que nos servirán para ensayar, para saber qué tenemos que decir en esa diapositiva, para enviar la presentación por correo y que otra persona entienda las diapositivas, para imprimir y dar como documentación una vez hemos finalizado la exposición… Pero sobre todo, para vaciar la diapositiva de texto.
La mayoría del texto debe ir a la página de notas correspondiente y representa el texto o guión de lo que dirá el ponente en la exposición. En el siguiente vídeo explico cómo hacer unas diapositivas que sirvan tanto para hacer una formación como de material de referencia para los asistentes.
PowerPoint para impartir clases y como material de referencia from Carles Caño on Vimeo.
2. La vista del moderador
Si añadimos notas en nuestras diapositivas, la vista del moderador nos permitirá ver esas notas en la pantalla del portátil conectado al proyector multimedia… ¡sin que las vea la audiencia!
Es decir, con la vista del moderador podemos tener una chuleta de la presentación para saber qué tenemos que decir en cada momento. No para leer las notas de cabo a rabo, sino para saber qué ideas teníamos que comentar en esa diapositiva, o para recordar algún dato concreto que debíamos mencionar.
La vista del moderador permite al ponente ver un montón de información útil que la audiencia no ve: cuál es la siguiente diapositiva, cuánto tiempo ha transcurrido desde el inicio de la presentación, qué notas tiene asociadas la diapositiva actual…
Es una herramienta muy práctica que desconoce muchísima gente, quizá porque para poder utilizarla es necesario un ordenador con dos salidas de vídeo. Los portátiles tienen dos salidas de vídeo: el monitor principal y una conexión para usar con otro monitor o con un proyector. Sin embargo, en un ordenador de sobremesa, normalmente no podremos usar esta característica. Además, es necesario hacer unos pequeños ajustes en la configuración de las pantallas para poder usar la vista del moderador. En el siguiente vídeo explico cómo hacerlo con Windows XP.
La vista del moderador de PowerPoint from Carles Caño on Vimeo.
Si no os sale a la primera, podéis leer el artículo «Cómo evitar problemas con la vista del moderador» y seguir las indicaciones que se dan.
3. Ensayar intervalos
Aunque no lo parezca, PowerPoint también dispone de características para el ensayo de una presentación. La primera que os comento permite saber con exactitud cuánto tiempo hemos empleado en el ensayo de una presentación. Para activar esta función, basta con hacer clic en el menú Presentación y elegir la opción Ensayar intervalos.
Se activará el modo Presentación con diapositivas y aparecerá un pequeño rectángulo con dos cronómetros: uno para la diapositiva actual y otro para el total acumulado de la presentación hasta el momento. La idea es ir avanzando las diapositivas mientras ensayamos en voz alta la presentación. Al finalizar, PowerPoint nos indicará el tiempo total que hemos utilizado y nos preguntará si queremos guardar los intervalos de cada diapositiva para que aparezcan en la vista de presentación con diapositivas.
Si respondemos que sí, podremos analizar cuánto tiempo hemos utilizado en cada diapositiva. Para ello bastará con acceder a la vista del Clasificador de diapositivas y observar los segundos que hay debajo de cada diapositiva.
Atención: no guardéis los cambios ya que si lo hacéis, la próxima vez que reproduzcáis la presentación, las diapositivas avanzaran cuando alcancen los intervalos de tiempo guardados.
4. Grabar narración
Esta es la segunda función de PowerPoint útil para ensayar. Se activa en el menú Presentación, opción Grabar narración. Si disponemos de un micrófono, podremos ensayar la presentación en voz alta que el programa irá grabando en cada diapositiva. Cuando finalicemos, PowerPoint nos preguntará si queremos guardar también los intervalos de tiempo, a lo que responderemos que sí.
A partir de ahora si volvéis a poner la vista Presentación con diapositivas, podréis ver la presentación y escuchar vuestra voz. Un buen ejercicio para analizar si vocalizamos bien, si la velocidad es la adecuada o si utilizamos alguna muletilla en concreto.
Atención: si guardáis el archivo se guardará con la voz y los intervalos de tiempo usados, quizá no es buena idea para el archivo que usaréis en vuestra exposición. Podéis entonces guardar el archivo con un nombre alternativo (por ejemplo, ensayo_presentacion_congreso.ppt).
5. Los gráficos SmartArt
Los gráficos SmartArt son una herramienta muy práctica, disponible en PowerPoint 2007 o versiones superiores. Seguramente es una de las funciones más desaprovechadas de este programa. Es una lástima, porque permite vestir a las aburridas y monótonas listas de texto, también conocidas como listas de viñetas o bullet points. En el menú Insertar, encontraréis la opción Gráfico SmartArt.
En el siguiente vídeo muestro cómo crear un gráfico SmartArt con PowerPoint 2008 para Mac (para Windows es prácticamente idéntico).
Viste tus listas de texto con SmartArt from Carles Caño on Vimeo.
¿Cuántas de estas características utilizas normalmente en tus presentaciones con PowerPoint?
Créditos
- Fotografía de lunae (Creative Commons Atribución, No comercial, Sin obra derivada)
Me parece muy didáctica la presentación dirigida a los profesores titulada: «El comportamiento del gato».
Me gustaría que se presentara también enfocada al alumnado, tanto para presentar PowerPoints individuales, como para presentar trabajos hechos en pequeños grupos al gran grupo o grupo-clase.
Muchísimas gracias por los aportes. Realmente de mucha utilidad. Saludos desde Ururguay
Hola tengo 2 presentaciones para capacitaciones a nuevos proveedores
Cada una consta de 11 diapositivas, es correcto que deben tener una imagen que les de seriedad, se trata de mostrarles ejemplo de especificaciones de entrega de mercancia y causas de devolucion de la misma, cada una consta de 2 fotografías con texto breve y en base a estos conceptos breves desarrollo mi explicación Tengo incluida una diapositiva «especificaciones importantes» y esta resalta concretamente puntos de mayor interés, esta es sólo texto.
¿es correcto la cantidad de diapositivas y como se estan presentando?
Es la primera vez que manejo presentaciones para cursos.
buena información :) me sirvio de mucho para mi tarea de computación…
bn bn que fino sale todo :)
GRACIAS ESTOY EN EL COL Y ME SIRVIO DE MUCHO
Lástima no haber visto antes este post ;)
Me ayudó mucho en mi tarea.
La verdad es que personas tan generosas y altruistas como tú hacen un mundo mucho mejor.
Sin vosotros el progreso sería very very complicado.
Saludos y gracias.
Muchas gracias, Carlos :-)
Quien me ayuda: como saber el tiempo que va durando mi trabajo de PowerPoint?? Gracias
Tal como explico en el apartado 3, la función «Ensayar intervalos» de PowerPoint te indica el tiempo que ha durado tu ensayo con PowerPoint.
gracias no sabes como me ayudo en mi tarea
Muchas gracias!! Ha sido de gran ayuda. La verdad es que no utilizaba según que herramientas por puro desconocimiento y ahora he podido ver como las puedo aprovechas para mis clases.
Enhorabuena!
Muy bueno, me sirvió especialmente lo de la vista de moderador, que es algo que andaba buscando hace mucho. ¡Saludos desde Argentina!