Estás en la playa tomando el sol. Se acerca una familia y se instala justo a tu lado. De repente invaden tu zona con sus toallas, bolsas y flotadores.
Llegas a tu aparcamiento y ves que el coche de al lado ocupa más de la mitad de tu plaza.
Quedas con unos amigos para ver el fútbol en casa. Uno de tus colegas bebe de tu cerveza y se come tus porciones de pizza.
No sé tú pero yo habría pillado un cabreo considerable en cualquiera de las situaciones anteriores. Entonces…
¿Por qué la mayoría acepta que un ponente se pase del tiempo asignado para su presentación?
Fui a un evento de dos días que se celebraba en una ciudad lejos de casa. El primer día había comunicaciones de experiencias, el segundo día talleres y conferencias. Opté por no pasar noche en aquella ciudad así que fui y volví en AVE los dos días.
Resulta que el primer día me perdí la comunicación que más deseaba ver. Cada comunicación debía durar 10 minutos pero muchas sobrepasaron este límite. La charla que no me quería perder era la última. Todo se retrasó y tuve que irme justo antes de que empezara. Mi tren de vuelta salía en breve y tenía asignada la hora de salida.
Al día siguiente volví y disfruté mucho con los talleres de la mañana. Después de comer empezaban las conferencias. No sé si soy gafe pero el ponente que más me llamaba la atención estaba programado en último lugar. Intenté ser previsor y reservé un billete de vuelta con una hora de salida más tardía.
Cada ponente tenía unos veinte minutos para exponer. Creo que nadie se ciñó a su tiempo. Uno de ellos estuvo hablando UNA HORA. Yo me temía lo peor. A pesar de retrasar mi vuelta, volvería a perderme lo que yo quería ver.
El programa llevaba más de una hora de retraso. Hablé con un organizador y me dijo que la última charla se acortaría para poder hacer la sesión de clausura y otros actos previstos. ¡Aaaaaargh! No os podéis imaginar el odio que le tenía en aquel momento al señor que triplicó el tiempo que tenía asignado.
Estaba cabreado porque me gasté dinero en billetes de tren, porque tenía trayectos de dos horas por viaje pero sobre todo porque me robaron lo que más quería ver.
Consejos para respetar el tiempo asignado dirigidos a ponentes
Normalmente nadie se queja si un ponente tarda algo menos de lo estipulado. Si te pasas de tiempo te comes los minutos de otros ponentes (como el gorrón de pizzas). Si no hay más presentaciones, te comes parte del tiempo de la audiencia, que probablemente tenga otras cosas que hacer.
Ensaya antes de la presentación
Entérate con antelación del tiempo máximo asignado para tu charla.
Prepara tu presentación y ensaya con un cronómetro. Hay muchas aplicaciones para móvil que cuentan el tiempo transcurrido. También puedes usar una de las 5 características de PowerPoint que se desaprovechan constantemente: Ensayar intervalos (visita el enlace anterior para saber cómo usarla).
Lo más probable es que en los primeros ensayos te pases del tiempo asignado, sobre todo si tienes pocos minutos para hablar. Quita entonces partes menos importantes y repite el ensayo hasta que no te pases de tiempo.
En los cursos de presentaciones que doy se nota muchísimo los alumnos que han ensayado y los que no. Los del primer grupo acostumbran a ceñirse mucho más a las restricciones de tiempo que los segundos.
Controla el tiempo durante la presentación
Tienes varias opciones para asegurarte que no te pasas de tiempo.
1. Usa un temporizador visual
Presentation Clock (0’99 €). Una aplicación para iOS (iPhone, iPad, iPod Touch) que permite programar temporizadores. Cuando tenía un iPhone la usaba siempre que hablaba en público. Puedes configurar tramos de tiempo con colores distintos para los números. Por ejemplo, para una charla de 50 minutos…
- Color verde del minuto 50 al 30.
- Color amarillo del minuto 29:59 al 10.
- Color rojo de 9:59 al 0.
Si te pasas de tiempo se invierten los colores: el fondo pasa a rojo y los dígitos a negro. Además, empieza a cronometrar el tiempo de forma ascendente para que sepas cuánto te estás pasando.
En mis charlas, colocaba el iPhone en algún lugar estratégico para ver el tiempo que me quedaba, siempre procurando que no lo viera la audiencia. También puedes usar un iPad para ver los números más grandes. Eso sí, en cualquier caso necesitarás apoyar firmemente el dispositivo para que esté inclinado de forma que veas el tiempo que falta.
ATENCIÓN: Es imprescindible que configures los ajustes de tu dispositivo para que no se apague la pantalla al cabo de un rato. Ve a Configuración, General, Bloqueo automático: Nunca.
Asegúrate de que la batería esté bien cargada para que no se te apague el dispositivo durante tu exposición. También puedes conectarlo a la corriente eléctrica.
Para Android no he encontrado todavía una aplicación que haga lo mismo que Presentation Clock. Si conoces alguna, déjame un comentario. Puedes usar Cronómetro & Temporizador, es gratis y tiene cuenta atrás aunque no puedes configurar tramos de colores. Parece que está aplicación ya te mantiene la pantalla encendida.
2. Di a alguien que te avise cuando falte poco para acabar
Si no quieres liarte con aplicaciones para móviles siempre puedes recurrir al viejo método de que te avisen.
Asegúrate de elegir alguien que no se despiste. Quizá puedas pedírselo a alguien de la organización. Bastará con que levante el brazo indicándote los minutos que quedan según hayáis acordado: diez, cinco, tres…
3. Usa un temporizador que vibre
Hay mandos para presentaciones que tienen pantalla y permiten configurar un temporizador. Cuando faltan pocos minutos para acabar, el mando vibra y sólo el ponente sabe que tiene que ir terminando.
Otra opción es usar una aplicación de temporizador para móvil que cuando termine vibre. La mayoría lo hacen. Si tienes media hora, puedes configurar el temporizador a 25 minutos y cuando te vibre sabrás que te quedan sólo cinco para acabar.
***
Usa el método que quieras, incluso otro que te vaya mejor pero, por favor, respeta siempre el tiempo que te asignen para hacer una presentación. Es una falta de respeto enorme cuando decides por tu cuenta que vas a gastar más tiempo de la audiencia, más aún si hay más actos previstos después de tu intervención.
Créditos
Foto de MattysFlicks con licencia Creative Commons (Atribución).
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Totalmente de acuerdo con tu post. Respetar el tiempo de los demás (en la que incluyo la puntualidad en una cita) es una muestra de respeto y educación. «Robar» el tiempo de los demás es inaceptable. Si a una cita con, por ejemplo, el presidente del gobierno o con el de una importante compañía, te asegurarías de llegar con, al menos, media hora de antelación, no hacerlo con los demás es un claro signo de «ninguneo». Como bien dices, hoy día no hay excusas para no avisar con tiempo en caso de llegar tarde o para controlar tu tiempo durante una exposición o conferencia. Por cierto, ¿No hablarás del encuentro sobre «Personal Branding» del pasado junio en Barcelona? Un saludo.
Gracias por tu comentario, Ramón.
No hablaba del evento «Personal Branding», era otro relacionado con temas de educación. Hasta ahí puedo leer :-)