Las estadísticas se usan con frecuencia en las presentaciones. Son un buen recurso para fomentar la parte racional del discurso. La cuestión es: ¿usamos las estadísticas de forma adecuada?
En este artículo recomiendo siete formas de usar las estadísticas en una presentación para que la audiencia le saque partido y no acabe sepultada por un exceso de cifras y porcentajes.
1. Reduce la cantidad de estadísticas
No marees al personal con demasiadas estadísticas. Elige sólo las más relevantes para que causen impacto, aporten algo nuevo o refuercen tus argumentos.
Demasiada información de golpe dificulta un correcto aprendizaje
Elegir implica renunciar. ¡Da lo mismo si pasaste horas y horas recolectando datos! No puedes pretender condensar toda esa información en 50 minutos cuando tú tuviste días para procesarla. La audiencia no podrá asimilar en tan poco tiempo tal cantidad de información.
2. Redondea las cifras
Si deseas que la audiencia retenga los datos, entonces redondea las cifras de tus estadísticas. Es más fácil recordar «3 de cada 5 internautas suecos usan la banca online» que «El 62,4% de los internautas suecos usan la banca online».
En este caso sacrificamos un poco la precisión (3 de cada 5 equivale al 60%) para lograr que la audiencia retenga mejor ese dato.
Si quieres usar una diapositiva como soporte visual, plantéate alternativas como incluir figuras humanas que respeten la proporción usada.
"Tres de cada cinco suecos usan la banca online". La imagen refuerza que se trata de más de la mitad.
Para estadísticas que representan porcentajes extremos, muy bajos o muy altos, se puede recurrir a este efecto visual:
"Siete de cada ocho pymes tienen problemas de financiación "
Puedes descargar las dos diapositivas anteriores en formato PowerPoint y hacer tus propias proporciones.
3. Relaciona a la audiencia con tus estadísticas
Existe una sencilla forma de aportar calor a los fríos datos estadísticos: relaciónalos con tu audiencia.
En una charla que hizo en TED, Amy Smith utilizó este recurso de la siguiente forma:
- Si esto fuera la India, en esta sala sólo tres de nosotros tendría un coche.
- Si esto fuera Afganistán, en esta sala sólo una persona sabría usar Internet.
- Si esto fuera Zambia, trescientos de ustedes serían granjeros… Cien de ustedes tendrían SIDA o VIH.
Este planteamiento obliga a averiguar de antemano el número aproximado de asistentes y hacer los cálculos pertinentes. Una tarea relativamente sencilla para lograr un efecto mayor de los datos estadísticos sobre la audiencia.
En otros casos, no hace falta saber el número de asistentes. El siguiente ejemplo lo ilustra a la perfección: James C. Humes, autor de «Speak like Churchill, stand like Lincoln» cuenta cómo su padre asistió como alumno a su primer día de clase con el decano Roscoe Pound de la Harvard Law School.
El octogenario profesor Pound se dirigió al atril. Una vez allí, hizo una pausa mientras miraba a toda la clase.
«¿Podrá cada uno de ustedes girarse a mirar al estudiante de su derecha?»
Cuando hicieron lo que el profesor dijo, añadió:
«Ahora, ¿podrá cada uno de ustedes girarse a mirar al estudiante de su izquierda?»
Después de que todos hubieran mirado, el profesor Pound dijo:
«Uno de esos estudiantes que acaban de ver no estará en Harvard el próximo curso».
Este veterano profesor tomó el dato del 32% de abandono y consiguió que sus alumnos lo experimentaran personalmente.
4. Interpreta las estadísticas honestamente
«Una estadística debería contar una historia», Margaret Thatcher.
Las estadísticas no hay que leerlas, hay que interpretarlas. En vez de recitar una gráfica que contiene cinco o seis porcentajes, uno por uno, elige los datos más relevantes y coméntalos.
Cuenta la historia que representan esos datos. ¿Ha habido un crecimiento sustancial? ¿Estamos estancados con leves retrocesos puntuales? ¿No podemos predecir el próximo semestre debido a la inestabilidad de los últimos datos?
Recuerda que debes quitar todos aquellos datos que no aportan nada significativo a lo que quieres exponer. En vez de incluir datos de veinticinco países, muestra sólo siete que sean relevantes y que permitan comparar la situación con el tuyo. Como decía Quintiliano, «Lo que no ayuda, estorba».
Asegúrate de que la interpretación es hablada y no escrita, según el principio de redundancia aprendemos mejor con gráficos y narración que con gráficos, narración y texto escrito.
Por otro lado, sé honesto con la interpretación que hagas de los datos. Usa porcentajes donde la muestra sea lo suficientemente grande para que tengan sentido.
5. Guía la atención de la audiencia
Si usas gráficas con mucha información, plantéate aplicar el principio de segmentación para usar una animación que muestre paso a paso cada una de las partes.
Por ejemplo, en un gráfico de barras puedes hacer que aparezca cada serie de datos progresivamente, o cada categoría… En el siguiente vídeo podéis ver todas las posibles opciones de animación de una gráfica con PowerPoint.
Animación de gráficas con PowerPoint from Carles Caño on Vimeo.
Otra forma de guiar la atención de la audiencia consiste en resaltar las partes que queremos comentar o destacar. Ved el siguiente ejemplo ficticio de muestra:
6. Elige la representación gráfica adecuada
Del mismo modo que adaptas tu forma de vestir en función del evento al que asistes, debes escoger el tipo de gráfico más adecuado en función de lo que quieras mostrar. Hay varias posibilidades:
- Comparar datos
- Relacionar datos
- Mostrar su composición
- Mostrar su distribución
A partir de ahí te planteas otras cuestiones como…
- ¿La comparación es entre objetos o en el tiempo?
- ¿La relación es de dos o tres variables?
- ¿La composición es estática o varía en el tiempo?
Puedes utilizar para tal fin la chuleta creada por Andrew Abela (traducida al castellano por Víctor Caballero)
7. Cita la procedencia de tus datos
Y por último, pero no menos importante: cita siempre la fuente de tus datos. Si no lo haces, te arriesgas a perder credibilidad. Puedes comentar la procedencia verbalmente o incluir un texto breve en la diapositiva actual. Para este segundo caso, sirvan de ejemplo estas capturas de pantalla extraídas del vídeo Españistán, de Aleix Saló.
Referencias:
- «Speak like Churchill, stand like Lincoln«, de James C. Humes. 2002 Three Rivers Press.
- “Com parlar bé en públic” de Joana Rubio, Francesc Puigpelat. 1ª edición, Enciclopedia Catalana, año 2000.
Créditos:
- Foto de ponente con gráfico de barras apiladas de mlinksva (Creative Commons Atribución)
Muy buenos consejos, algunos de los cuales no se me habrían ocurrido. De mucha utilidad para todo el que tenga que hacer presentaciones de trabajo principalmente.
Aportes como este, me indican que siempre hay mas que aprender
Excelente, Muy profesional su actitud para compartir conocimientos. Éxito¡
Muchas gracias, Carmen :)
Excelentes recomendaciones que me permitiran enriquecer, simplificar y hacer mas entendibles las presentaciones
Realmente es un gran aporte al conocimiento y un gran paso para el crecimiento profesional .
Gracias, Joel.
Gracias, fueron muy utiles tus comentarios
Gracias. Si usas alguno de los consejos del artículo, no dudes en contarnos cómo te fue en una presentación.
Cada día tenemos algo nuevo que aprender. me parece interesante amplia mas los conocimiento sobre el tema la elaboración de presentaciones.
Un gran aporte a para nuestro desarrollo profesional
EXCELENTE LA FORMA DE COMPARTIR LA INFORMACION.
Estimado Sr. Caño,
Luego de saludarlo, el articulo es muy interesando, ya que me ayudo a manifestar mejor mis interpretaciones en Estadísticas y algunas de las presentaciones sobre mis quehaceres.
Por otro lado, permite de una manera clara que el público pueda aprender sobre los analisis e interpretaciones sobre los datos estadísticos.
Le agradezco por la información.
Sin otro particular por el momento.
Se despide,
Andrés Agramonte, de la Rep. Dominicana
Muchas gracias, Andrés.
Gracias Carles, un artículo muy útil. Sobre el punto 6 y qué gráfico es el más adecuado, hay una execelente guía gratuita que se puede descargar aquí https://offers.hubspot.com/data-visualization-guide
Siempre que tengo que hacer una presentación con números me gusta tenerla a mano.
esta muy padre los ejemplo, efectivamente se te queda mas algo visual
Gracias por los aportes, muy útiles para el trabajo sobre todo con el reto de sintetizar importantes volúmenes de información.
¡Excelente material! muchas felicidadesy gracias por compartir.
Sin duda de mucha ayuda, siempre debemos actualizarnos y hacer cosas diferentes “romper hitos”
Gracias, Juan. Contento de que te sirviera el artículo. Acabo de responder otro comentario a la misma entrada y creo que también puede ser de interés para ti, te pongo el enlace para que lo leas.
Excelente material para mejorar mis habilidades
Me alegro de que te sea útil. Gracias, José. Si te ha gustado este artículo, quizá te pueda gustar el libro «Factfulness: Diez razones por las que estamos equivocados sobre el mundo. Y por qué las cosas están mejor de lo que piensas» de Hans Rosling, Ola Rosling y Anna Rosling Rönnlund. Es un libro imprescindible para conocer y usar bien los datos y estadísticas.
Otro artículo que te puede interesar, relacionado con las estadísticas, es este: Una sencilla forma de aportar calor a los fríos datos estadísticos.
Por cierto, te invito a que le des una oportunidad al podcast de Presentástico, donde entrevisto a personas con gran experiencia en varios ámbitos de la comunicación humana
Excelentes consejos que son de gran ayuda para preparar las presentaciones, sobre todo cuando estas no son presenciales y no hay tanta interacción con los oyentes.
Conocimiento compartido es conocimiento aprendido, es usted un maestro, felicidades!!!!
Gracias, Adrián. Si te gustó el artículo, quizá te interese también el episodio del podcast Visualización de datos y storytelling con el profesor Jose Berengueres.