Hace unos días, Byron Stanford (autor de Project Presentation) preguntaba en Twitter cúantas horas dedicamos para preparar una presentación. Me sorprendió leer que él destina dos horas de preparación por cada minuto de exposición (una proporción 1:120, o sea 120h para 1h de presentación). Le respondí que yo dedicaba unos 40 minutos de preparación por cada minuto de exposición (1:40), basándome en la última charla que había preparado y sin preocuparme mucho más para hacer cálculos.
Sin embargo, hoy he caído en la cuenta de una vez que dediqué muchísimo más tiempo para preparar que para exponer. En concreto, destiné 45 horas para una presentación que duró 6 minutos y 40 segundos. Si no he calculado mal, es una proporción aproximada de 1:400. Fue la presentación que hice sobre Creative Commons en el Pecha Kucha Barcelona Vol. 6.
Parece de locos, ¿verdad? Tantas horas para hablar menos de siete minutos. Y encima estuve bastante tenso y hubo un momento en que me quedé en blanco :-) (minuto 6:40 del vídeo). A pesar de ello, si alguien me pregunta:
¿Vale la pena preparar tanto una presentación?
Le responderé con un rotundo: «Sí, ¡claro que vale la pena!«.
Vale la pena dedicar horas para…
- Buscar información e investigar a fondo sobre el tema a presentar.
- Pensar ideas, buscar historias y estructurar lo que se va a decir.
- Tener bien claros los puntos principales de la charla y cómo enlazarlos.
- Diseñar las diapositivas, buscar y seleccionar las imágenes, elegir los tipos de fuente, los colores a usar…
- Ensayar una y otra vez, grabándose en vídeo y analizando cada ensayo para repetirlo de nuevo.
- Quitar, quitar y quitar todo lo que no aporta nada y distrae.
Hay varios motivos para hacerlo así:
- Porque si te gusta el tema a presentar, disfrutas mucho preparándolo.
- Porque o «sufres» tú preparando o «sufre» la audiencia escuchando.
- Porque si te preparas bien y crees en tu mensaje, te será más fácil presentar aunque tengas miedo.
- Porque tu imagen y reputación saldrá beneficiada.
- Porque la presentación no tiene que acabar cuando te aplaudan, puedes subir el vídeo de la grabación o las diapositivas a la Red y que la vean muchas más personas.
En mi caso, en la sala donde presenté debía haber unas 200 personas como mucho. Pero otras 5.500 me han visto en la web de Zeniting. Y unas 1.300 personas han visto las diapositivas que subí a SlideShare. Además, he usado esta misma presentación en varias ocasiones: en mis clases, en cursos para profesores, en charlas que doy en la actualidad explicando qué es Pecha Kucha…
En conclusión, justo después de presentar en Pecha Kucha pensé que había «gastado» demasiadas horas para prepararlo todo. Con el tiempo he visto que fueron 45 horas muy bien invertidas.
¿Y tú, cuántas horas dedicas para preparar tus presentaciones?
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Nunca lo he medido, pero bastante.
De hecho, tengo una anécdota de un congreso el año pasado. Me dijo una colega a ver si merecía la pena trabajar tanto la presentación, que ella lo había hecho en unos pocos minutos durante el viaje en autobús (eran letras blancas sobre fondo negro con las ideas básicas de lo que iba a exponer)y total para una intervención de menos de 10′. Ni qué decir que discrepo de su punto de vista y coincido con el tuyo.
Genial Carlos!
Quiero remarcar de lo que has dicho que sólo un punto habla de las diapositivas, el resto: la preparación, la estructura, la investigación, la reducción… todos esos pasos serán lo que más valor dan a la presentación.
En vez de pasar todo el tiempo de «preparación» copiando texto de informes, emails, wikipedia… a PowerPoint, lo que hace falta es dedicar tiempo a analizar e interpretar la información para el público.
Un saludo!