No es mi intención resumir cada una de las partes que hizo Garr Reynolds durante el seminario. Sin embargo, me gustaría comentar la segunda parte, que trataba sobre cómo preparar presentaciones y que fue la que más me gustó.
Garr Reynolds insiste en que es preferible preparar una presentación sin ordenador, al menos durante las primeras fases de la preparación. Libretas, lápices, rotuladores, notas adhesivas y pizarras son nuestros mejores aliados para decidir qué es lo más importante que queremos comunicar y cómo lo estructuramos. Debemos empezar pues en modo analógico y no en modo digital. Además, en esta fase es recomendable desconectar de todo para evitar distracciones de cualquier tipo (llamadas de teléfono, alarmas de correo nuevo, Twitter, Messenger, etc).
La ventaja de utilizar notas adhesivas (tipo Post-It) es que podemos agrupar fácilmente ideas o conceptos clave según afinidades así como añadir o descartar notas sobre la marcha. Otro aspecto positivo es que debemos sintetizar lo que queremos expresar en una palabra o titular breve, debido al poco espacio disponible para escribir.
Según Garr Reynolds, cuando preparamos una presentación debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
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La audiencia es lo más importante, por delante del presentador y del contenido.
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Debemos lograr un equilibrio entre la parte lógica y la parte emocional de la charla.
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Todas las presentaciones tienen que ver con algún tipo de cambio.
Con estas premisas, nos planteó un ejercicio práctico para hacer por parejas. La verdad es que este ejercicio fue la actividad participativa con la que más disfruté de todo el seminario y por ello quería compartirlo escribiendo esta entrada. Primero, cada grupo eligió un tema para una hipotética audiencia. A continuación, empezamos a estructurar la presentación en modo analógico usando bolígrafos, papel y notas adhesivas. En resumen, tuvimos que llevar a cabo los siguientes pasos:
Primer paso: Responder a las siguientes preguntas:
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¿Quién es tu audiencia?
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¿Qué quieres que hagan?
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¿Por qué importa lo que explicarás?
Segundo paso: Toda presentación tiene que ver con algún cambio:
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Enuncia el punto de partida (o reto a superar).
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Enuncia el punto de llegada (o objetivo a lograr).
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Tu presentación explicará cómo lograr este cambio.
Tercer paso: Preferiblemente usando notas adhesivas…
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Haz una lluvia de ideas (en cada nota, una idea).
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Agrupa ideas (según similitud).
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Ordena ideas (detecta y estructura las ideas clave y sus respectivos argumentos, descarta las que no sirven).
Para hacer esta actividad utilizamos la caja bento Presentation Zen, obsequio cortesía de Ideas on stage. La caja contiene:
- DVD con Garr Reynolds explicando el enfoque Presentation Zen.
- 2 lápices.
- Notas adhesivas.
- Tarjeta descuento para adquirir fotografías en iStockphoto.
- Libreta con páginas en blanco, citas del libro Presenation Zen y páginas pautadas.
La libreta está escondida debajo del contenido que se aprecia en la fotografía anterior. Podéis ver un breve vídeo, en inglés, hecho por el mismo Garr Reynolds mostrando su producto.
El segundo paso de este método es vital («Toda presentación tiene que ver con algún cambio»). El cambio debemos plantearlo en función de la audiencia. El punto de partida debe ser respecto a la audiencia y el punto de llegada también. Es decir, ellos tienen un problema o reto y es necesario y beneficioso que logren un objetivo determinado. El vacío entre estos dos puntos crea una tensión dramática y resume la idea principal de nuestra presentación (ejemplo en la imagen siguiente):
Por otro lado, cuando estructuramos el resto de puntos que conformarán nuestra presentación es importante también el orden en que los mostremos. Dependiendo de cómo los secuenciemos obtendremos una curva de presentación concreta, representando los puntos altos los momentos más interesantes y los puntos bajos los de menos interés o tensión (ejemplo en la imagen siguiente):
Con esta entrada acabo la serie de artículos relacionados con mi participación en el Seminario Presentation Zen en París de Garr Reynolds. Espero que os haya resultado de utilidad el hecho de compartir con vosotros algunos de los aspectos que más me llamaron la atención. Agradeceré cualquier comentario, pregunta, crítica o sugerencia que queráis hacer al respecto.
Entradas relacionadas:
- Cinco horas con Garr (I): Seminario Presentation Zen en París.
- Cinco horas con Garr (II): Garr Reynolds en acción.
- Cómo lograr que recuerden tus ideas (I): Suscita emociones.
Enlaces relacionados:
- The Presentation Zen Bento Box – Presentation Zen (blog).
Créditos:
- Fotografías de Carlos Caño con licencia Creative Commons de Atribución-No comercial-Compartir igual.
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